Sesiones virtuales con mas de 100 asistentes simultáneos

Antecedentes o Justificación

Debido a que Google modificó el límite de usuarios permitidos por sesión en Google Meet a 100 se volvió necesario establecer un servicio estándar dentro de la institución para resolver las necesidades de eventos virtuales con una audiencia esperada superior a 100 participantes. La Dirección de Informática(en adelante el proveedor del servicio), seleccionó una serie de herramientas y metodologías para atender a todos aquellos docentes y empleados formalmente registrados(en adelante cliente del servicio) que tenían que realizar sesiones virtuales con una audiencia esperada mayor a 100 participantes simultáneos. Los criterios que se utilizaron en la selección de las herramientas fueron seguridad, funcionalidad y costo. Este es un servicio aprobado por Rectoría, el uso de Google Meet para sesiones virtuales con una audiencia menor o igual a 100 participantes simultáneos se mantiene.

Descripción del Servicio

El servicio consiste en facilitar recursos, metodologías y asistencia para que el cliente del servicio pueda planificar, desarrollar sesiones virtuales con una audiencia mayor a 100 participantes simultáneos. Se entiende por sesión virtual el desarrollo en tiempo real y a través de internet de un evento, donde pueden realizarse presentaciones, ponencias e incluso debates entre personas situadas en distintos lugares, usando únicamente un navegador web, un micrófono y una cámara web, en caso de intervenir directamente en el mismo. Consiste en los siguientes pasos :

  1. Cliente envia formulario de Solicitud apoyo para sesiones virtuales con audiencia mayor a 100 participantes (url https://forms.gle/odwcrNJvs9xr7dVV6 ) debidamente completado y cumpliendo con las condiciones de servicio establecidas

  2. El proveedor del servicio debe responder en un máximo de 2 días hábiles con observaciones o confirmando haber aceptado la solicitud a satisfacción. Deberá planificar las actividades de planificación del evento establecidas con el solicitante.

  3. Solicitante acepta agenda de actividades de planificación de evento

  4. El proveedor envía documentación relacionada a herramientas a utilizar para resolver la necesidad del evento la cual debe ser leída y entendida por cliente. Cualquier duda al respecto será necesario resolverlo con técnico asignado o si es necesario escalará a otra persona dentro de la Dirección de informática

  5. Se desarrollan las actividades de prueba del evento.

  6. Se desarrolla el evento acompañado de personal técnico del área de informática acorde al tipo de evento establecido.

Condiciones del Servicio

Para que el servicio sea prestado sin errores, será necesario atender las siguientes condiciones del servicio :

  1. La solicitud deberá ser presentada al menos 8 días hábiles antes del evento usando el formulario respectivo. Esto para efectos de incorporar la solicitud en el portafolio de trabajo en marcha de la Dirección de informática. No se atenderán solicitudes recibidas en otro canal.

  2. Toda la comunicación relacionada y producida durante este servicio se hará única y exclusivamente por email institucional.

  3. Las herramientas actualmente aprobadas por rectoría a usar son :

    1. Para eventos con una audiencia entre 101 y 300 participantes se utilizará Microsoft Team Condiciones de uso MS Teams para sesiones virtuales de 101 a 300 asistentes

    2. Para eventos con una audiencia mayor a 300 participantes se utilizará YouTube de la Dirección de Informática ( https://www.youtube.com/channel/UCOUdne_G9FbNPO-2hTn1Pnw ) y consola de video sesiones controlada con software OBS

  4. El proveedor asignará un técnico acorde al tipo de evento que sea necesario resolver, quien acompañará en las actividades de planeación, desarrollo y cierre y evaluación del evento.

  5. No podemos ofrecer asistencia en otro tipo de software que no se encuentre en el catálogo de servicios informáticos de la Universidad.

  6. Se recomienda que en los eventos los participantes miembros de la comunidad universitaria, es decir alumnos, profesores y empleados formalmente vinculados a la universidad, utilicen sus credenciales institucionales.

  7. Asistentes a eventos ajenos a la institución deberá registrar su participación con cuenta de email activa de cualquier proveedor.

  8. El horario de atención es de Lunes a Viernes de 6:30 am a 8:40 y Sábados de 6:30 am a 5:00 pm y ese el horario que aplica al concepto de las hora hábiles.

  9. Siempre se utilizará el horario local para la planificación y desarrollo del evento.

  10. El servicio de graduación virtual personalizada está excluido de este servicio; ya tiene sus propias condiciones, clientes específicos que lo solicitan y metodología que ha venido funcionando desde hace meses. La única excepción sería una graduación atípica en la que los asistentes simultáneos superen el límite que Skype, herramienta en uso para Graduación virtual personalizada.

Responsabilidades del solicitante

  • Entender y aceptar las condiciones de Servicio establecida

  • Ser un docente o empleado formalmente contratado con la universidad

  • Deberá utilizar para la comunicación y la participación de actividades de planeación y desarrollo sus credenciales institucionales.

  • Ayudar en las actividades de planificación y testing previos al evento.

  • Validar que las actividades de planificación y testing se han desarrollado apropiadamente para asegurar reducir el número de problemas durante el desarrollo del mismo.

  • Estar presente durante el desarrollo del evento.

  • Respetar la propiedad intelectual de los recursos digitales usados durante el evento.

  • Coordinar la interacción entre facilitadores y participantes del evento, es decir moderar el desarrollo del evento.

  • Participar en la actividad de cierre y evaluación del evento.

  • Coordinar el uso de los recursos digitales usados durante el evento, y la distribución o no del video grabado del desarrollo de la sesión virtual en caso así lo hayan decidido.

Responsabilidades del proveedor del Servicio

  • Responder con un máximo de un día hábil la solicitud recibida.

  • Asignar a una persona quién atenderá las actividades de planificación, desarrollo y cierre del evento.

  • Responder con un máximo de medio día hábil cada consulta que solicitante realice sobre el servicio.

  • La coordinación de Sistemas será responsable de supervisar el cumplimiento de las condiciones establecidas en este servicio y la correcta planificación y desarrollo de los tickets de solicitud recibidas.

  • Para los eventos con una audiencia mayor a 300 participantes simultaneos un técnico asignado será responsable de usar una consola de sesiones virtuales soportada usando OBS para transmitir en el canal YouTube de la Dirección Informática el evento. Esta metodología es necesaria para la correcta coordinación entre presentación de contenidos, apoyo a la atención a los participantes.

  • La coordinación de Sistemas deberá hacer evaluación de evento con el solicitante para identificar oportunidades de mejora y validar el nivel de satisfacción recibido por el cliente.

  • Proveer recursos formativos sobre las herramientas que se utilicen en este servicio.

  • Informar oportunamente cuando este servicio deba ser suspendido por cualquier incidente emergente.